MITTEILUNGSBLATT
DER
KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ
136. SONDERNUMMER
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Studienjahr 2018/19 Ausgegeben am 11. 09. 2019 46.a Stück
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Richtlinie des Studiendirektors
über die
elektronische Ausstellung und Übermittlung
von Anerkennungsbescheiden
Impressum: Medieninhaber, Herausgeber und Hersteller: Karl-Franzens-Universität Graz,
Universitätsplatz 3, 8010 Graz. Verlags- und Herstellungsort: Graz.
Anschrift der Redaktion: Rechts- und Organisationsabteilung, Universitätsplatz 3, 8010 Graz.
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Offenlegung gem. § 25 MedienG
Medieninhaber: Karl-Franzens-Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz. Unternehmensgegenstand: Erfüllung der Ziele, leitenden Grundsätze und Aufgaben gem. §§ 1, 2 und 3 des Bundesgesetzes über die Organisation der Universitäten und ihre Studien (Universitätsgesetz 2002 - UG), BGBl. I Nr. 120/2002, in der jeweils geltenden Fassung.
Art und Höhe der Beteiligung: Eigentum 100%.
Grundlegende Richtung: Kundmachung von Informationen gem. § 20 Abs. 6 UG in der jeweils geltenden Fassung.
Richtlinie des Studiendirektors über die elektronische Ausstellung und Übermittlung von Anerkennungsbescheiden
§ 1 Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die Ausstellung und Übermittlung von Bescheiden über die Anerkennung von Prüfungen einschließlich sogenannter Vorausbescheide (im Folgenden: „Anerkennungsbescheide“) gem. § 78 und § 63 Abs. 9 Z 2 UG durch die Dekanate.
§ 2 Elektronische Ausstellung und Aufbewahrung von Anerkennungsbescheiden
(1) Anerkennungsbescheide sind nach Maßgabe der technischen und organisatorischen Möglichkeiten elektronisch auszustellen und mit einer Amtssignatur iSd § 19 E-Government-Gesetz zu versehen.
(2) Im Falle, dass eine elektronische Ausstellung nicht möglich ist, sind die vom zuständigen studienrechtlichen Organ unterschriebenen Anerkennungsbescheide zu scannen und in elektronischer Form für mindestens 7 Jahre aufzubewahren.
(3) Die elektronische Aufbewahrung hat im Informationsmanagementsystem der Universität Graz – Elektronischer Studierendenakt zu erfolgen.
§ 3 Übermittlung von Anerkennungsbescheiden
(1) Anerkennungsbescheide sind, solange keine anderen technischen und organisatorischen Möglichkeiten zur elektronischen Übermittlung an der Universität Graz bestehen, den Studierenden an die von der Universität zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse zuzusenden.
(2) Zur Dokumentation der Übermittlung ist eine Übermittlungs- und eine Lesebestätigung anzufordern, die Übermittlungsbestätigung (falls vorhanden, auch die Lesebestätigung) ist für mindestens 7 Jahre im E-Mail-Postfach des zuständigen Dekanats aufzubewahren. Sobald die technischen Möglichkeiten für eine zweckmäßige Ablage der Übermittlungs- und Lesebestätigungen geschaffen wurden, sind diese im Informationsmanagementsystem der Universität Graz – Elektronischer Studierendenakt abzulegen.
§ 4 Übermittlung von nicht übernommenen Anerkennungsbescheiden
(1) Bei Anerkennungsbescheiden, die vor In-Kraft-Treten dieser Richtlinie erlassen und von den Studierenden nicht übernommen wurden, sind die Studierenden drei Mal per E-Mail zu kontaktieren und aufzufordern, den Bescheid am Dekanat zu übernehmen.
(2) Die Nachweise der Übermittlung, des Empfanges oder auch der Unzustellbarkeit der Benachrichtigung sind elektronisch im Informationsmanagementsystem der Universität Graz – Elektronischer Studierendenakt zu archivieren.
(3) Die nach dreimaliger Benachrichtigung nicht von den Studierenden übernommenen Bescheide, werden einmalig per Rückscheinbrief (RSb) an die Heimatadresse der Studierenden zugestellt. Sind betroffene Personen mit In-Kraft-Treten dieser Richtlinie nicht mehr an der Universität Graz als Studierende gemeldet und verfügen damit über keine von der Universität zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse, werden die nicht übernommenen Bescheide einmalig per RSb an die Heimatadresse der Studierenden zugestellt.
§ 5 In-Kraft-Treten
Diese Richtlinie tritt mit dem auf die Verlautbarung im Mitteilungsblatt folgenden Tag in Kraft.
Der Studiendirektor:
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