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MITTEILUNGSBLATT
DER
KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ
2. SONDERNUMMER
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Studienjahr 2013/14 Ausgegeben am 9. 10. 2013 2.a Stück
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Social-Media-Guidelines
der Uni Graz
Die Social Media Guidelines wurden am 5.9.2013 im Rektorat beschlossen.
Impressum: Medieninhaber, Herausgeber und Hersteller: Karl-Franzens-Universität Graz,
Universitätsplatz 3, 8010 Graz. Verlags- und Herstellungsort: Graz.
Anschrift der Redaktion: Administration und Dienstleistungen, Universitätsdirektion, Universitätsplatz 3,
8010 Graz. E-Mail: mitteilungsblatt@uni-graz.at
Internet: https://online.uni-graz.at/kfu_online/wbMitteilungsblaetter.list?pOrg=1
Einleitung:
Kommunikation unterliegt einem ständigen Wandel. Besonders im Bereich Social Media (Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing) haben sich zahlreiche neue Kommunikationskanäle entwickelt. Die Karl-Franzens-Universität Graz nützt diese neuen Wege, um sich weiter einer breiten Öffentlichkeit zu öffnen und mit dieser in Dialog zu treten. Das Mitmach-Web ist für die Universität als Bildungs- und Forschungseinrichtung ein wichtiger Kanal für die Kommunikation mit Studierenden, MultiplikatorInnen und der breiten Öffentlichkeit. Für die Steuerung und Koordinierung aller Web-2.0-Aktivitäten der Uni Graz ist das Social-Media-Redaktionsteam, das von Presse + Kommunikation koordiniert wird, zuständig. Gleichzeitig sollen die MitarbeiterInnen für Besonderheiten und Risiken im Umgang mit den sozialen Medien sensibilisiert werden; diese Guidelines sollen dabei helfen.
Ein gemeinsames und abgestimmtes Auftreten der MitarbeiterInnen erhöht die öffentliche Wahrnehmung und stärkt die Präsenz der Karl-Franzens-Universität im Social-Web.
Für Äußerungen im Web 2.0, in denen die berufliche Tätigkeit an der Uni Graz im Mittelpunkt steht, sind die vorliegenden Richtlinien bindend.
1. Uni Graz@Social Media
2. Unterscheidung zwischen beruflicher und privater Nutzung
3. Persönliche Anrede für Zielgruppen
4. Sorgfältige Auswahl der Inhalte
5. In Dialog treten – auch mit anderen Abteilungen
6. Den richtigen Ton finden
7. Ehrlich sein und für Transparenz sorgen
8. Zu Fehlern stehen und auf Kritik reagieren
9. Persönlichkeits- und Urheberrecht wahren
10. Erste Hilfe im Ernstfall
1. Uni
Graz@Social Media
Die Uni Graz begrüßt ausdrücklich das Engagement von MitarbeiterInnen und Studierenden im Web 2.0. Insbesondere sind alle MitarbeiterInnen eingeladen, sich aktiv als AutorInnen bei universitären Plattformen, wie der offiziellen Facebook-Fanpage der Uni Graz, zu beteiligen. Wenn Einheiten eigene Web-2.0-Angebote planen, werden diese vor der Erstellung mit dem Social-Media-Redaktionsteam abgestimmt.
2. Unterscheidung
zwischen beruflicher und privater Nutzung
Beruflich eingerichtete Accounts sind ausschließlich beruflich zu nutzen. Bei der Nutzung privater Accounts bitten wir Sie, berufliche Themen mit der erforderlichen Sensibilität und Loyalität gegenüber Ihrer Arbeitgeberin, der Universität Graz, zu behandeln und Meinungsäußerungen als private Meinung zu kennzeichnen. Zu verwenden ist daher die Formulierung zum Beispiel „ich“ statt „wir“.
3. Persönliche Anrede für Zielgruppen
Anfragen im Social Web sollten Sie stets mit einer namentlichen Anrede der AbsenderInnen beantworten. Das Soziale Netz ist überwiegend ein „Du“-Netz, abhängig von der Situation ist es empfehlenswert die Anrede „Du“ oder „Euch“ für Zielgruppen, insbesondere für Studierende, zu verwenden. Der Zeitraum für Postings ist im Regelfall mit Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr festgelegt.
4. Sorgfältige Auswahl der Inhalte
Der zentrale Auftritt der Universität Graz in den jeweiligen Social-Media-Kanälen wird von der Abteilung Presse + Kommunikation verantwortet und betreut. Auf dieser Seite sollen hochschulpolitische Initiativen, neueste Forschungsmeldungen und hochkarätige Auszeichnungen erstveröffentlicht werden. Die Abteilung Presse + Kommunikation hat die Aufgabe zu bewerten, welcher Kanal strategisch der beste und welcher Zeitpunkt der Veröffentlichung optimal ist. Einzelne Einheiten können auf ihren Web-2.0-Plattformen eigenständig über die Veröffentlichung ihrer fachspezifischen Inhalte entscheiden. Bei Unklarheiten halten Sie mit der Abteilung Presse + Kommunikation Rücksprache. Weder interne Angelegenheiten noch urheberrechtlich geschütztes Material dürfen nach außen kommuniziert werden.
5. In Dialog treten
– auch mit anderen Abteilungen
Kommunikation in Sozialen Netzwerken setzt die Bereitschaft voraus, mit der Zielgruppe in einen echten und persönlichen Kontakt treten zu wollen. Um erfolgreich wahrgenommen zu werden, reicht es nicht aus, den eigenen Social-Media-Kanal regelmäßig mit Nachrichten zu bestücken. Beantworten Sie Fragen zeitnah, nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden, regen Sie Diskussionen an, teilen Sie Meldungen anderer Abteilungen und liefern Sie qualitativ hochwertige und zielgruppenorientierte Inhalte, die Ihrer Zielgruppe einen Mehrwert bringen!
6. Den richtigen Ton finden
Zeigen Sie sich freundlich, professionell und konstruktiv! Vermeiden Sie Beleidigungen, Diskreditierungen und Provokationen. Sollten GesprächspartnerInnen beleidigend werden, leiten Sie Diskussionen von der Social-Media-Seite in einen gesonderten Bereich, wie zum Beispiel auf eine Homepage oder eigens eingerichtete Gruppe, weiter.
7. Ehrlich sein und für Transparenz sorgen
Auch im Social Web stets an die Wahrheit halten! Falschaussagen und Weglassungen sind im Internet schnell nachweisbar. Prüfen Sie alle Informationen vor ihrer Veröffentlichung auf ihre Richtigkeit. Trennen Sie zur Vermeidung von Missverständnissen Meinungen und Fakten. Kommentieren Sie Beiträge nicht anonym oder mit dem privaten Namen, sondern stets unter Verwendung des beruflichen Accounts.
8. Zu Fehlern stehen und auf Kritik reagieren
Werden Inhalte, die veröffentlicht wurden, kritisiert, dann antworten Sie zeitnah – nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden – sachlich und begründet. Eigene Fehler sollen zugegeben werden; das stärkt die Glaubwürdigkeit und beugt Missverständnissen vor. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie auf eine Kritik reagieren sollen, wenden Sie sich an die Abteilung Presse + Kommunikation. Auf keinen Fall sollten negative Kommentare gelöscht werden – einzige Ausnahme sind rechtswidrige Inhalte, wie zum Beispiel die Verletzung der Rechte einer anderen Person und Verstöße gegen das Gesetz.
9. Persönlichkeits- und Urheberrecht wahren
Persönlichkeits- und Urheberrechte müssen auch bei der Nutzung von Social Media gewahrt werden. Vor Veröffentlichung von Fotos und Videos müssen Sie sicherstellen, dass das Material, welches Sie publizieren möchten, urheberrechtlich ohne jeden Zweifel verwendet werden kann. Vorsicht bei kostenlosen Bilddatenbanken: Prüfen Sie, ob die Nutzungsrechte auch für Social Media gelten!
10. Erste Hilfe im Ernstfall
Bei Fragen stehen das Social-Media Redaktionsteam und die Abteilung Presse + Kommunikation unter communication@uni-graz.at zur Verfügung.
Diese Richtlinien werden kontinuierlich weiterentwickelt.
Offizielle Social-Media Kanäle der Uni Graz:
http://www.facebook.com/UniversitaetGraz
http://www.youtube.com/unigrazaktuell
http://www.youtube.com/unigraz
Kontakt:
Presse + Kommunikation
Karl-Franzens-Universität Graz
Universitätsplatz 3, 8010 Graz
communication@uni-graz.at
Tel. + 43 (0)316 380-1083