MITTEILUNGSBLATT
DER
KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ
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15. SONDERNUMMER
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Studienjahr 2011/12 Ausgegeben am 7. 3. 2012 22.a Stück
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Richtlinien
des Rektorats
für die Budgetierung
Die Richtlinie wurde im Rektorat am 9. Februar 2012 beschlossen.
Impressum: Medieninhaber, Herausgeber und Hersteller: Karl-Franzens-Universität Graz,
Universitätsplatz 3, 8010 Graz. Verlags- und Herstellungsort: Graz.
Anschrift der Redaktion: Administration und Dienstleistungen, Universitätsdirektion, Universitätsplatz 3,
8010 Graz. E-Mail: mitteilungsblatt@uni-graz.at
Richtlinien des Rektorats für die Budgetierung
Richtlinien des Rektorats für die Budgetierung
§ 1 Allgemeines
(1) Das Rektorat hat die Gesamtverantwortung über die verfügbaren finanziellen Mittel der Universität. Die Erstellung des Budgetvoranschlags zur Vorlage an den Universitätsrat und die Budgetzuteilung des Globalbudgets an die Budgetverantwortlichen liegt gemäß § 22 Abs. 1 Z 14 UG in der Verantwortung des Rektorats. Der Senat erhält gemäß § 22 Abs 1 Z 14a UG den Budgetvoranschlag zur Information.
(2) Die Budgetmittel sind nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu verwenden.
(3) Das zugewiesene Budget ist gemäß der Zielvereinbarung und der darin vereinbarten Ziele und Leistungen sowie den Evaluierungsergebnissen gemäß § 14 Abs. 8 UG zu verwenden. Das Rektorat behält sich bei Nichtabschluss oder bei Nichteinhaltung der Zielvereinbarung vor, die zur Erreichung der Ziele der Universität benötigten Mittel einzubehalten.
(4) Die Grundlagen für die Zweckwidmung und Bindung von Budgetmitteln und die Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Budgetvollzuges leiten sich aus §§ 12 und 22 Abs. 1 Z 14 UG ab.
(5) Die wesentliche Finanzierung der Universität erfolgt aus Bundesmitteln und ist in § 12 UG iVm § 13 UG 2002 geregelt.
(6) Die Studienbeiträge verbleiben gemäß § 91 Abs. 5 UG der Universität. Bei der Budgetierung ist gemäß § 91 Abs. 8 UG auf die Zweckwidmung der Studienbeiträge Bedacht zu nehmen. Die Universität erhält gem. § 141 Abs 8 UG bis 2013 für den Entfall der Studienbeiträge die Studienbeitragsersatzleistung aus Bundesmittel.
(7) Projekte und Aktivitäten gemäß §§ 26, 27 und 28 UG sind nicht Inhalt dieser Richtlinie.
§ 2 Planung und Budgetierung
(1) Bei der Planung und Budgetierung sind die Gebarungsrichtlinien der Universität einzuhalten.
(2) Die Planung und Budgetierung der Mittel der Universität sowie die Verfügbarkeit und Haftung der zentralen Budgetposten für Mieten und Personal liegen im Verantwortungsbereich des Vizerektors/der Vizerektorin für Finanzen, Ressourcenplanung und Standortentwicklung (VR Finanzen).
(3) Die Budgetzuteilung für die jeweilige Budgetperiode hat aufgrund des aktuellen Organisationsplans der Universität unter der Berücksichtigung des § 22 Abs 6 UG und § 17 Abs. 3 Organisationsplan zu erfolgen.
(4) Die DekanInnen bzw. die Universitätsdirektorin/der Universitätsdirektor sind für die Organisationseinheit gemäß § 3 Organisationsplan iVm § 20 Abs. 4 UG für die Verfügbarkeit und Haftung der jeweils zugewiesenen Budgetmittel verantwortlich.
(5) Die Verantwortung, Verfügbarkeit und Haftung über die der zugewiesenen Budgetmittel für die gemäß § 17 Abs. 3 Organisationsplan zugeordneten Verwaltungseinheiten und für die gemäß § 22 Abs. 6 UG in der Geschäftsordnung festgelegten Agenden liegt bei der Rektorin/beim Rektor, der Vizerektorinnen/den Vizerektoren, sie/er ist/sind Leiter/Leiterin bzw. Leiterinnen/Leiter gemäß § 22 Abs. 7 UG.
(6) Die gemäß Approbationsbefugnis Bevollmächtigten tragen die Haftung und Verantwortung für die Einhaltung und Verwendung der zugewiesenen Budgets der jeweiligen akademischen Einheit bzw. Verwaltungseinheit.
§ 3 Prozesse
Die Prozesse sind für den Ablauf der Planung und Budgetierung in der in folgenden Anlagen dargestellten Form einzuhalten:
Anlage 1: Prozess Beschlussfassung des Budgets und der Budgetzuweisung durch das Rektorat
Anlage 1.1: Prozess Sachmittelbudgetplanung
Anlage 1.2: Prozess Personalbudgetplanung Organisationseinheit Fakultät
Anlage 1.3: Prozess Personalbudgetplanung Ressort/Organisationseinheit ADL
Anlage 2: Prozess Personalanträge Organisationseinheit Fakultät
§ 4 Budget Organisationseinheit Fakultät
(1) Die Bemessung des Budgets der Organisationseinheit Fakultät erfolgt auf Basis eines Budgetbemessungs- und Verteilungsmodells. Dieses Modell ist vom Rektorat zu beschließen.
(2) Das Rektorat erstellt für die Organisationseinheit Fakultät ein dreiteiliges Budget, das auf Wissenschaftszweige herunter gebrochen wird. Bei der Zuordnung der akademischen Einheiten zu den Wissenschaftszweigen sind die entsprechenden Vorgaben der Wissensbilanz-Verordnung, BGBl. II Nr. 63/2006 in der jeweils geltenden Fassung, zu berücksichtigen. Das dreiteilige Budget setzt sich aus dem Grundbudget, Indikatorenbudget, Innovations- und Ergänzungsbudget zusammen.
(3) Das dreiteilige Budget leitet sich aus § 12 UG ab und hat das Ziel kennzahlenbasierende Budgetänderungen weiterzugeben. Die Berechnung der Indikatoren ist im Wesentlichen an die Formelbudget-Verordnung, BGBl. II Nr. 120/2006 in der geltenden Fassung, anzugleichen. Änderungen der Indikatoren haben eine direkte budgetäre Auswirkung auf das Indikatorenbudget der nächsten Budgetperiode.
(4) Das für die Universitäten zuständige Bundesministerium führt alle 3 Jahre eine Neuberechnung des Formelbudgets durch. Universitätsintern werden die
Indikatorenbudgets jährlich neu berechnet um die Änderungen der Indikatoren jährlich budgetär an die Organisationseinheit Fakultät weiterzugeben.
(5) Die Summe aus Grund-, Indikatorenbudget, Innovations- und Ergänzungsbudget bildet das Gesamtbudget des Wissenschaftszweigs. Aus dem Gesamtbudget sind die Budgetposten des Personalbudgets (Personal- und Lehrkostenplanung) und des Sachmittelbudgets (Aufwands- und Investitionsplanung) zu bilden. Die Wissenschaftszweigbudgets der Organisationseinheit Fakultät sind aliquot zur Budgethöhe des Wissenschaftszweigs um die DekanInnenreserve und die Personalkosten des Dekanats zu kürzen.
(6) Das Innovations- und Ergänzungsbudget ist in den Zielvereinbarungen detailliert darzustellen. Der Status der Verwendung der Posten dieser Mittel ist auf Anfrage an das Rektorat zu berichten.
§ 5 Budget der Rektoratsmitglieder und Administration
Das Budget/Die Budgets der Rektorin/des Rektors, der Vizerektorinnen/Vizerektoren, der Organisationseinheit Administration und Dienstleistung ist aufgrund der jeweiligen Zielvereinbarung zu bemessen.
§ 6 Budgetvollzug
(1) Zuständigkeiten
1. Durch die Budgetzuteilung des Rektorats werden die Verfügung über die jeweiligen Budgets sowie der Budgetvollzug in die Verantwortung der LeiterInnen der Organisationseinheiten, des Rektors/der Rektorin bzw. der Vizerektorinnen/der Vizerektoren übertragen.
2. Das Verfügungsrecht über die jeweils zugewiesenen Budgets der akademischen Einheiten bzw. Verwaltungseinheiten geht auf Basis der Planungsgespräche der Rektorin/des Rektors, der VizerektorInnen bzw. der LeiterInnen der Organisationseinheiten mit dem jeweiligen Leiter/der jeweiligen Leiterin der betreffenden akademischen Einheit bzw. Verwaltungseinheit an diesen/diese über. Im Planungsgespräch sind die zur Verfügung stehenden Mittel nach Bedarf und Nutzen zu prüfen. Bei der Bemessung der Sachmittelbudgets sind die Budgetreste aus der Vorperiode zu berücksichtigen.
3. Die Rektorin/Der Rektor, die Vizerektorinnen/die Vizerektoren und die LeiterInnen der Organisationseinheiten haben die Budgetverwendung der zugeordneten Einheiten laufend zu überwachen. Budgetüberschreitungen bzw. drohende Budgetüberschreitungen werden von VR Finanzen in Zusammenarbeit mit dem Leiter/der Leiterin der Organisationseinheit aufgeklärt und sind an das Rektorat zu berichten. Das Rektorat behält sich diesbezüglich vor, entsprechende Maßnahmen zu treffen.
4. Die LeiterInnen der akademische Einheiten bzw. Verwaltungseinheiten haben das betreffende Budget laufend zu überwachen. Budgetüberschreitungen bzw. drohende Budgetüberschreitungen sind an die Rektorin/den Rektor, die Vizerektorinnen/die Vizerektoren, der Leiterin /den Leiter der betroffenen Orga-nisationseinheit zu berichten. Die Rektorin/der Rektor, die Vizerektorinnen/die
Vizerektoren und die Leiterin/der Leiter der Organisationseinheit haben das Recht diesbezüglich entsprechende Maßnahmen der Budgetverantwortung und –verfügung zu treffen.
5. Die Instrumente der Budgetüberwachung sind von VR Finanzen zur Verfügung zu stellen.
(2) Mittelverwendung des Budgets Organisationseinheit Fakultät (Fakultätsbudget)
1. Das Fakultätsbudget gliedert sich auf der Ebene Wissenschaftszweig in folgende Budgetposten:
a) Personalbudget (Personalkosten- und Lehrkostenplanung) und
b) Sachmittelbudget (Aufwands- und Investitionsplanung) als Differenzgröße zum Gesamtbudget
2. Die zugewiesenen Budgetmittel sind entsprechend den Planungen zu verwenden. Personalanträge werden anhand der Personalkostenplanung, die dem Personalcontrolling vorliegt, geprüft. Personalanträge, die den Zielvereinbarungen und/oder dem Entwicklungsplan entgegenwirken, können nur nach Zustimmung des Rektorats genehmigt werden. Dies gilt auch für Personalanträge ohne Planung.
3. Der Studiendekanin/dem Studiendekan sind von der Leiterin/vom Leiter der Organisationseinheit zweckgewidmete Mittel für die Finanzierung der Lehre als Lehrbudget zur Verfügung zu stellen. Die Planung des Lehrbudgets erfolgt anhand des Formblattes Lehrbudgetplanung, Anlage 3 und liegt in der Verantwortung der Studiendekanin/des Studiendekans. Die Höhe der Lehrbudgetzuweisung ist auf Basis des Formblattes Lehrbudgetplanung zwischen der Leiterin/dem Leiter der Organisationseinheit und der Studiendekanin/dem Studiendekan zu vereinbaren und vom Vizerektor/von der Vizerektorin für Studium und Lehre zu genehmigen. Die StudiendekanInnen sind beauftragt das Lehrbudget entsprechend der Lehrbudgetplanung für die Finanzierung der Lehre zu verwenden.
Anlage 3.: Formblatt Lehrbudgetplanung
(3) Mittelverwendung des/der Budgets der Rektorin/des Rektors, Vizerektorinnen/Vizerektoren und der Organisationseinheit Administration und Dienstleistung
1. Das Budget des Rektors/der Rektorin, der VizerektorInnen bzw. der Organisationseinheit Administration und Dienstleistung gliedert sich in folgende Budgetposten pro Verantwortungsbereich:
a) Personalstellen in Form von Stellenäquivalenten
b) Lehrbudget für die Vizerektorin/den Vizerektor für Studium und Lehre
c) Sachmittelbudget (Aufwands- und Investitionsplanung, Reserve)
2. Die Personalstellen, das Lehrbudget und das Sachmittelbudget sind entsprechend den Planungen zu verwenden. Personalanträge werden mit der Personalkostenplanung, die dem Personalcontrolling vorliegen geprüft. Personalanträge ohne Planung bedürfen der Zustimmung des Rektorats.
3. Budgetzusagen des Rektorats als Kollegialorgan, des Rektors/der Rektorin, der VizerektorInnen
a) Budgetzusagen des Rektorats als Kollegialorgan sind aus der Universitätsreserve zu finanzieren.
b) Sachmittel-Budgetzusagen der Rektorin/des Rektors, der Vizerektorinnen/der Vizerektoren für das laufende Budgetjahr sind bis zu einer vom Rektorat zu beschließenden Betragsgrenze ohne Beschluss des Rektorats aus der jeweiligen Reserve zu finanzieren. Sachmittel-Budgetzusagen mit einer mehrjährigen Laufzeit sind vom Rektorat zu genehmigen. Für die Finanzierung der mehrjährigen Zusagen wird auf die Regelung gemäß § 6 Abs. 3 Z 3 lit. a) dieser Richtlinie verwiesen.
c) Personal-Budgetzusagen sind vom Rektorat zu genehmigen. Personal-Budgetzusagen mit einer Laufzeit bis zu 12 Monaten können auch von der Rektorin/dem Rektor, der Vizerektorin/vom Vizerektor für Studium und Lehre für Lehraufträge aus der eigenen Reserve, zugesagt werden. Für die Finanzierung der Zusagen des Rektorats und der Rektorin/des Rektors wird auf die Regelung gemäß § 6 Abs. 3 Z 3 lit. a) dieser Richtlinie verwiesen. Von dieser Regelung sind Zusagen im Rahmen von Berufungsverhandlungen ausgenommen.
4. Die Rektorin/Der Rektor erteilt die Zusagen im Rahmen der Berufungsverhandlungen für die Universität. Die Finanzierung der Berufungszusagen ist gemäß der jeweiligen Einzelvereinbarung zu gewährleisten.
(4) Virementfähigkeit zwischen Budgetposten und Wissenschaftszweigen
1. Budgetumschichtungen vom Sachmittelbudget zum Personalbudget sind nur mit Zustimmung des Rektorats zulässig.
2. Das Fakultätsbudget ist auf der Ebene Wissenschaftszweig mit einer Zweckwidmung gebunden. Budgetumschichtungen zwischen den Wissenschaftszweigen und von Wissenschaftszweigen an die DekanInnenreserve und/oder an eine Verwaltungseinheit sind nur mit Zustimmung des Rektorats durchzuführen.
3. Die DekanInnenreserve kann frei verwendet werden, mit der Einschränkung, dass Personalmaßnahmen entsprechende Befristungen aufzuweisen haben.
(5) Übertragbarkeit von Budgets
1. Sachmittelbudgetreste aus dem abgelaufenen Budgetjahr werden nach Ausgleich des Personalbudgets auf das Folgejahr übertragen. Die Übertragung dieser Mittel ist nach der Fertigstellung der Arbeiten zum Rechnungsabschluss durchzuführen.
2. Die Rektorin/Der Rektor, die VizerektorInnen und die LeiterInnen der Organisationseinheiten haben einen Vorschlag für die Übertragung der Budgetreste der akademischen Einheiten bzw. Verwaltungseinheiten zu erstellen. Das Rektorat behält sich die Einbehaltung von Budgetresten vor, wenn die wirtschaftliche Situation der Universität dies notwendig macht.
3. Die zentralen Budgetposten Personal und Mieten sind jährlich zu verrechnen.
(6) Budgetvorgriffe
Budgetvorgriffe, die das Budget des Folgejahres/der Folgejahre belasten, sind vom Rektorat zu genehmigen.
§ 7 Berichtspflichten und -standards
(1) Das Rektorat hat folgende unterjährige Berichte an den Universitätsrat zu legen:
1. Veranlagungsstatus
2. Zwischenbericht Quartalsabschluss
3. Budgetbericht
(2) Die Berichtspflichten des Dekans/der Dekanin sind in § 6 Abs. 4 des Organisationsplans geregelt. Es ist insbesondere zu berichten über:
1. die fakultätsinterne Budgetzuweisung,
2. den Stand des Budgetvollzuges, insbesondere der Mittelverwendung aus dem Innovations- und Ergänzungsbudget,
3. die Entwicklung der Lehrkosten,
4. die Budgetüberträge und
5. die Zweckwidmung der Studienbeiträge.
Zur Erfüllung der Berichtspflichten sind ausschließlich Formblätter zu verwenden, die vom Bereich Rechnungswesen und Controlling zur Verfügung gestellt werden.
§ 8 Inkrafttreten
Diese Richtlinien treten mit dem auf die Verlautbarung im Mitteilungsblatt folgenden Tag in Kraft.
Die Rektorin:
Neuper
Anlage 1: Prozess Beschlussfassung des Budgets und der Budgetzuweisung
Anlage 1.1: Prozess Sachmittelbudgetplanung
Anlage 1.2: Prozess Personalbudgetplanung Organisationseinheit Fakultät
Anlage 1.3: Prozess Personalbudgetplanung Ressort/Organisationseinheit ADL
Anlage 2: Personalanträge Organisationseinheit Fakultät
Anlage 3: Formblatt Lehrbudgetplanung